リモート環境での定常会話向けZoom活用の例

概要

本ページでは物理出社と比較したリモートワークのデメリットを補うための常設Zoom会議室の指針の一例を示します。

物理出社の場合、チーム全員が近い場所で働いているため、空気を察することができて、リモートワークと比較して対話・議論の機会を見失いづらいです。
リモートワークでは物理的空間をチームで共有していないため空気が希薄になりがちで、その対策として常設Zoomの設置されますが、 チームが慣れていない場合、音声ON・映像ONの敷居が高い（または適切なタイミングでON/OFFを使い分けることが難しい）ため、
物理出社と比較すると空気を察しづらく対話・議論の機会が失われがちで、機械が設けられても深い対話ができないことがあります。
具体的には以下のような問題が発生しがちです。

• 音声・映像の両方がOFFだと、相手が居る/居ない・聞こえている/いない/考えているが読み取れない
• 対話中に映像がOFFの場合、言葉以外のボディランゲージによる情報が伝わらない
  • 映像がOFFの場合、対話中に相手が無言の時に、相手が聞こえていないのか/考えて中なのか がわからないなど
• 会議中に対話の主要メンバー以外がミュートにしている場合に、とつぜん主要メンバー以外に話しを振った時に、相手がミュート解除にする作業でタイムラグが生じて会話が途切れる
  • しばらくの無音の後「すいません、ミュート解除せずにしゃべってました」なども起こりがち

Zoom会議室の作成

• 共同ホストを有効化し、常設会議に常駐するホスト以外の参加者は、全て共同ホストとする
  • ※なるべく「みんなが、だいたいの操作をできる」ようにするため

ブレイクアウトルームの活用

ブレイクアウトルームを用途別に複数作成すると、 チーム間の複数の会話が同時進行できたり、メンバーが何をしているかチームに可視化・共有できます。
例えば以下のようにルームを使い分けます。

• メインルーム（非ブレイクアウトルーム）
  • 最初に入るルーム、特に断りがなければこのルールで作業をする
• ブレイクアウトルーム1～４
  • 全員ではなく個別に話す場合や突発的に話す場合に利用する
• 休憩室
  • お昼休憩など、一時的に離席する場合に利用する
  • 休憩室があると他メンバーに休憩中の旨が伝わるため、不要な在籍確認（「XXさんいますか？」のような問いかけ）がなくなる

そのほかメインルームにいて「お昼休みほど長時間ではないが一時離席する」旨を表すために絵文字リアクションなどでルールを決めておくと便利です。

音声・映像のON/OFの方針

対話形式ごとに指針が違います。

対話形式	映像	音声	対話形式具体例
会議（開発チーム内）	ＯＮ	ミュートにしない	朝会、1on1
会議（開発チーム外）	ＯＮ	任意	スプリントレビュー、デイリースクラム
突発的な対話	ＯＮ	ミュートにしない	チーム内の質問・相談
各人作業中	任意	任意	各人作業中

• ※どんな場合でも出社などで他の人の声を拾ってしまい音声にノイズが混入しがちの環境の場合は音声は任意
• ※どんな場合でも対話中にネットワークがボトルネックになるなら映像は任意